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【转载】书信和信封的格式  

2013-09-27 10:14:17|  分类: 知识加油站 |  标签: |举报 |字号 订阅

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本文转载自点石成金《书信和信封的格式》

书信的格式

 (1) 称呼。把对收信人的称呼写在第一行,顶格。后面加上冒号,表示下面有话要说。怎样称呼,要根据写信人和收信人的关系而定,一般说,当面怎样称呼,信上就怎样称呼。有时可以在称呼前面加“敬爱的”“亲爱的”这样的词语。

  (2) 正文。这是信的主要部分。写信人要说的话,都写在这部分。正文的开头空两格,通常是先写问候的话,如,“您好!”“你身体好吗?”如果写的是回信,可以写“×月×日的来信已收到”等内容。如果来信中提出一些问题或要求代办的事,可以先把问题回答清楚,或者把代办事情的结果告诉对方,然后再写自己想说的话。如果说的事情多,就应该分段写,写完一件,再写一件。每段起行空两格,转行顶格。

 (3) 结尾。正文完了,结尾应写上致敬或祝福的话,如,“此致敬礼”“祝你健康”。结尾的写法,根据对象而定。如果给长辈写信,可以写“敬祝近安”“敬祝健康”;如果给平辈写信,可以写“祝你健康”“祝你工作顺利”;如果给晚辈写信,可以写“祝你进步”“望你努力学习”。其中,“此致”“祝你”等字眼,应紧接正文之后,或单独占一行,空两格写;“敬礼”“健康”“工作顺利”等字眼,要另起一行顶格写。

 (4) 署名。结尾写完后,在信的右下方写上写信人的名字。可以带姓,也可以不带姓(熟悉的人可以不写姓)。有时可以在名字前面加上称谓,如“弟、儿、侄、妹”。如果加称谓,一般不带姓。如果是给单位或组织写信,姓名要写齐全。

  (5) 日期。日期可以写在署名的后面,也可以另起一行写。

如果在信里问候别人,一般在署名和日期之后,另起一行,写上“请代向××问好!”“××并此问好!”

 如果信已经写好,但是还有一些话没有说完,可以写在信的后面。先写一个“附”字,后面加上冒号,写完补充的话以后,再加上“又及”二字,“又及”后面加句号。

信封的格式

1)在信封的第一行写收信人的地址。字迹要工整,地名要详细。写地名要由省、市、县,一直写到区、街和门牌号码。如果是给农村写信,还要写上乡名和村名。信封的左上角画着六个方格,应在里面填上收信人的邮政编码。

2)在信封的第二行中间写收信人的姓名。可以根据收信人的身份,在名字后面写“同志收”或“先生(女士)收”等,此处应避免写称谓,如,不宜写“爷爷收”。

 3)在信封的第三行写上寄信人的地址和姓名,在信封的右下角写上寄信人的邮政编码。信件万一出现投递困难的情况,邮局可以凭借这些信息,迅速地把信退还给寄信人。

4)信封正面距右边55毫米至160毫米、距底边20毫米以下的区域是条码打印区,不要在这个区域里写字或署名,以免影响投递。

 5)信封上的字不能用铅笔写,以防模糊不清;更不能用红笔写,因为这是不礼貌的行为。

 6)托人转交的信,在信封上要写“面交”“烦交”等字样,在信封第三行的后半行上,写“×××托”或“×××拜托”就可以了。

 

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